VertexHR พัฒนาและให้บริการโดย บริษัท ลินดาการบัญชี ไอที จำกัด นโยบายนี้อธิบาย การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อคุณใช้ VertexHR โดยผู้รับผิดชอบข้อมูลอาจแตกต่าง กันตามบริบท: VertexHR โดยหลักรับผิดชอบข้อมูลบัญชีแพลตฟอร์ม การชำระเงิน และการติดต่อ Support ส่วนกิจการลูกค้าโดยหลักรับผิดชอบข้อมูลพนักงาน การลงเวลา เงินเดือน และข้อมูล HR ที่กิจการเป็นผู้กำหนดและบันทึกในระบบ
1. ข้อมูลที่อาจมีการประมวลผล
- ข้อมูลบัญชีและการติดต่อ เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทร และรหัสบัญชี
- ข้อมูลการจ้างงานและ HR เช่น ประวัติพนักงาน ตำแหน่ง แผนก ตารางงาน การลา และสถานะการจ้าง
- หลักฐานการลงเวลาเมื่อเปิดใช้ เช่น เวลา พิกัด GPS/ความแม่นยำ รูปถ่าย รหัสอุปกรณ์ QR, Beacon และข้อมูลเหตุการณ์จากเครื่องลงเวลา
- ข้อมูลเงินเดือนและค่าตอบแทน เช่น เงินเดือน รายได้ รายการหัก ภาษี ประกันสังคม บัญชีธนาคาร และสลิปเงินเดือนตามฟังก์ชันที่กิจการเปิดใช้
- เอกสารและเนื้อหาที่อัปโหลดหรือสร้างผ่านระบบ
- ข้อความ Support การตั้งค่า การสมัครรับการแจ้งเตือน และการตั้งค่าระบบเชื่อมต่อ
- ข้อมูลความปลอดภัย Audit Diagnostics และข้อมูลทางเทคนิคที่จำเป็นต่อการให้บริการ
เครื่องลงเวลาบางรุ่นอาจใช้เทคโนโลยีใบหน้าหรือลายนิ้วมือ ข้อมูลชีวมิติที่เก็บ อยู่ในตัวเครื่องหรือระบบของกิจการขึ้นอยู่กับการติดตั้งจริง การเชื่อมต่อกับ VertexHR ไม่ได้หมายความว่า VertexHR เก็บแม่แบบชีวมิติแบบดิบเสมอไป เว้นแต่มีการเปิดใช้ความสามารถดังกล่าวและกิจการได้แจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบ แยกต่างหาก
2. วัตถุประสงค์
ใช้เพื่อสร้างและยืนยันบัญชี ให้บริการ HR ตารางงาน ลงเวลา การลา เงินเดือน และ Employee Self-Service ให้การสนับสนุน รักษาความปลอดภัยและ Audit ประมวลผลค่าบริการ ปฏิบัติตามหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง และให้บริการระบบเชื่อมต่อ ที่ผู้ใช้หรือกิจการร้องขอ
3. แหล่งที่มาของข้อมูล
ข้อมูลอาจมาจากคุณโดยตรง จากนายจ้างหรือกิจการของคุณ จากอุปกรณ์ที่ใช้ จากเครื่องลงเวลาที่รองรับ และจากบริการภายนอกที่คุณหรือกิจการเชื่อมต่อกับ VertexHR
4. ผู้ให้บริการและระบบเชื่อมต่อ
เราอาจใช้ผู้ให้บริการโครงสร้างพื้นฐาน Hosting อีเมล การชำระเงิน การสื่อสาร Monitoring และ Integration เพื่อให้บริการ VertexHR ตามฟังก์ชันที่เปิดใช้ ซึ่งอาจรวมถึง Supabase, Cloudflare, Resend, Stripe, LINE, Google และ Sentry โดยใช้เท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ของบริการนั้น
5. การประมวลผลข้ามประเทศ
ผู้ให้บริการบางรายอาจประมวลผลข้อมูลนอกประเทศไทย เมื่อเกี่ยวข้องเราจะใช้ มาตรการตามสัญญา มาตรการทางเทคนิค และมาตรการองค์กรที่เหมาะสมกับบริการ และข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูลที่ใช้บังคับ
6. ระยะเวลาการเก็บรักษา
เราเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ ความสัมพันธ์ตามสัญญา ความปลอดภัย/Audit และหน้าที่ตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ไม่มีกฎทั่วไปว่า “PDPA บังคับเก็บข้อมูล VertexHR ทุกชนิด 7 ปี” ระยะเวลาจะแตกต่างกัน ตามประเภทข้อมูลและหน้าที่ตามกฎหมายของกิจการลูกค้า
การลบบัญชีล็อกอิน VertexHR จะลบสิทธิ์เข้าใช้และข้อมูลแพลตฟอร์มที่เป็นของ บัญชี แต่ไม่ทำให้ข้อมูลนายจ้าง เช่น ประวัติเงินเดือน การลงเวลา หรือประวัติ การจ้างงาน ถูกลบอัตโนมัติ หากกิจการยังมีฐานหรือหน้าที่โดยชอบในการเก็บ ข้อมูลดังกล่าว ข้อมูลเหล่านั้นอยู่ภายใต้นโยบาย Retention ของกิจการและ กฎหมายที่เกี่ยวข้อง
7. การลบบัญชี
ผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบสามารถเริ่มลบบัญชีถาวรได้จาก โปรไฟล์ → กฎหมายและ ความเป็นส่วนตัว → ลบบัญชีของฉัน ระบบจะทำให้บัญชี Authentication ใช้งานไม่ได้และลดการระบุตัวบุคคลแบบย้อนกลับไม่ได้ ลบ Profile/Membership และการตั้งค่าหรือ Integration ที่เป็นของบัญชี และถอดบัญชีล็อกอินออกจาก Employee Record ทั้งนี้รหัสเชิงเทคนิคแบบไม่ใช่ข้อมูลติดต่ออาจคงอยู่ใน Audit/หลักฐานที่ต้องรักษาความสมบูรณ์ของประวัติ
หากคุณเป็นเจ้าของกิจการคนสุดท้าย ขั้นตอนลบบัญชีจะให้เลือกสมาชิกกิจการ ที่รับช่วงได้ ระบบจะกำหนดสมาชิกนั้นเป็น Owner และ Admin ก่อนลบบัญชี หากยังไม่มีสมาชิกที่รับช่วงได้ ให้เชิญผู้ใช้ที่เชื่อถือได้เข้ากิจการก่อน แล้วดำเนินการลบบัญชีแบบ Self-service ต่อได้
8. สิทธิของเจ้าของข้อมูล
ตามกฎหมายและบริบทที่ใช้บังคับ คุณอาจมีสิทธิขอเข้าถึง รับสำเนา แก้ไข ลบ จำกัดหรือคัดค้านการประมวลผล ขอให้โอนย้าย และถอนความยินยอมในกรณีที่ใช้ ความยินยอมเป็นฐาน ดูวิธีดำเนินการได้ที่หน้า “สิทธิและตัวเลือกความเป็นส่วนตัว” สำหรับข้อมูล HR ที่กิจการเป็นผู้ควบคุมข้อมูล โปรดติดต่อกิจการ/นายจ้างด้วย
9. การรักษาความปลอดภัย
VertexHR ใช้มาตรการควบคุมสิทธิ์ การแยกข้อมูลตามกิจการ การเข้ารหัสระหว่าง รับส่งข้อมูล Audit และมาตรการทางเทคนิค/องค์กรอื่นเพื่อคุ้มครองข้อมูล อย่างไรก็ตามไม่มีระบบใดรับประกันความปลอดภัยได้ทั้งหมด
10. การเปลี่ยนแปลงและการติดต่อ
เราอาจปรับปรุงนโยบายเมื่อบริการหรือข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเปลี่ยนแปลง เวอร์ชันและวันที่มีผลล่าสุดจะแสดงไว้ด้านบน
ติดต่อเรื่องความเป็นส่วนตัว: contact@lindaaccounting.com
บริษัท ลินดาการบัญชี ไอที จำกัด
190/64 ถ.ประชาอุทิศ 1 หมู่บ้านฉลองสุข ภูเก็ต (รวยเพิ่มทรัพย์) หมู่ที่ 5 ต.รัษฎา อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000