เอกสาร
คู่มือจัดการเอกสารกิจการ
จัดเก็บเอกสารกิจการ แยกประเภท ค้นหา ดาวน์โหลด และติดตามเอกสารที่ใกล้หมดอายุจากจุดเดียว
เหมาะสำหรับใคร
HR, Admin และผู้ดูแลเอกสารกิจการ
เตรียมก่อนเริ่ม
- เตรียมไฟล์และชื่อเอกสารที่สื่อความหมาย
- ตรวจประเภทเอกสารและวันหมดอายุถ้ามี
- ตรวจสิทธิ์เข้าถึงก่อนอัปโหลดข้อมูลอ่อนไหว
Workflow
ขั้นตอนใช้งาน
1
อัปโหลดเอกสาร
ระบุชื่อ ประเภท และรายละเอียดที่จำเป็นก่อนเลือกไฟล์ โดยระบบจำกัดขนาดไฟล์ตามที่หน้าจอแจ้ง
2
จัดหมวดและค้นหา
ใช้ประเภท เช่น นโยบาย สัญญา ใบรับรอง แบบฟอร์ม หรืออื่น ๆ เพื่อให้ค้นคืนได้ง่าย
3
ติดตามวันหมดอายุ
เปิดแท็บแจ้งเตือนหมดอายุเพื่อตรวจเอกสารที่หมดอายุหรือใกล้ถึงกำหนด
4
ดาวน์โหลดหรือลบอย่างมีเหตุผล
ตรวจเอกสารและสิทธิ์ก่อนดาวน์โหลดหรือลบ โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดภายใน
ตรวจงานก่อนจบ
- ชื่อและประเภทเอกสารถูกต้อง
- วันหมดอายุถูกบันทึกเมื่อเกี่ยวข้อง
- ไม่มีไฟล์ผิดกิจการหรือข้อมูลเกินความจำเป็น
ข้อควรระวัง
- เอกสารพนักงานรายบุคคลควรจัดการจากทะเบียน/โปรไฟล์พนักงานตามสิทธิ์
- หลีกเลี่ยงการอัปโหลดข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น