คู่มือจัดการวินัยและหนังสือเตือน
จัดทำฉบับร่าง ตรวจทาน ออกหนังสือเตือน และติดตามการรับทราบหรือปฏิเสธลงนาม โดยผู้รับผิดชอบ HR เป็นผู้ตัดสินใจทุกครั้ง
เหมาะสำหรับใคร
HR ที่ได้รับสิทธิ์ Admin หรือ Manager และพนักงานผู้รับเอกสาร โดย Admin จัดการภายในกิจการ ส่วน Manager จัดการเฉพาะพนักงานในแผนกเดียวกันและไม่จัดการเอกสารของตนเอง ทั้งหมดอยู่ภายใต้สิทธิ์ของโมดูลและแต่ละการกระทำ
เตรียมก่อนเริ่ม
- ตรวจชื่อกิจการ พนักงาน และสิทธิ์สร้าง แก้ไข ออกเอกสาร จัดการ หรือส่งออกก่อนเริ่ม
- ให้ผู้รับผิดชอบ HR ตรวจข้อเท็จจริงและตัดสินใจเอง เหตุการณ์ Attendance ไม่สร้างรายการวินัยหรือหนังสือเตือนอัตโนมัติ
- เตรียมข้อเท็จจริง ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง แนวทางแก้ไข และวันติดตามผล โดยทบทวนตามนโยบายองค์กรและข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อนออกเอกสาร
Workflow
ขั้นตอนใช้งาน
สร้างและตรวจฉบับร่าง (draft)
เปิดเมนูวินัยและหนังสือเตือน เลือกพนักงาน ระดับการตักเตือน และกรอกหัวข้อ ข้อเท็จจริงกับแนวทางแก้ไข บันทึกและแก้ไขได้ขณะเป็นฉบับร่าง พนักงานผู้รับยังไม่เห็นฉบับร่าง
ยืนยันออกเอกสาร (issued)
ผู้มีสิทธิ์ออกเอกสารตรวจเนื้อหาและตัวบุคคลก่อนยืนยัน ระบบกำหนดเลขที่และวันที่ออกเอกสารพร้อมเก็บข้อมูลตัวบุคคล ณ เวลาที่ออก หลังออกแล้วเนื้อหาจะถูกล็อกและแก้ไขไม่ได้
รับทราบหรือปฏิเสธลงนาม
พนักงานเห็นได้เฉพาะเอกสารของตนที่ออกแล้ว และตอบรายการสถานะ issued เป็น acknowledged (รับทราบ) หรือ refused_to_sign (ปฏิเสธลงนาม) พร้อมหมายเหตุได้ การรับทราบเป็นเพียงการได้รับเอกสาร ไม่ใช่การเห็นด้วยกับเนื้อหาหรือยอมรับข้อกล่าวหา
บันทึกการปฏิเสธโดยมีพยาน
Admin หรือ Manager ที่มีสิทธิ์จัดการสามารถบันทึกการปฏิเสธลงนามของรายการ issued โดยต้องระบุชื่อพยาน และเพิ่มบันทึกพยานได้ พนักงานไม่สามารถบันทึกหลักฐานพยานผ่านการตอบรับของตนเอง
ถอนเอกสารและแก้ไขอย่างมีร่องรอย
ผู้มีสิทธิ์จัดการเลือกถอนเอกสารและระบุเหตุผลที่จำเป็นเพื่อเปลี่ยนเป็น withdrawn ถ้าต้องแก้เนื้อหาที่ออกแล้ว ให้ถอนรายการเดิมแล้วสร้างฉบับร่างใหม่เพื่อตรวจและออกเอกสารใหม่ ไม่แก้ทับเอกสารเดิม การรับทราบหรือปฏิเสธลงนามไม่ปิดทางการถอน
ส่งออก DOCX พิมพ์ และตรวจประวัติ
เปิดรายละเอียดเอกสารที่ออกแล้ว ใช้ส่งออก DOCX หรือพิมพ์ตามสิทธิ์ส่งออก ตรวจเลขที่เอกสาร เนื้อหา และสถานะก่อนส่งมอบ ระบบเก็บ audit trail ของการบันทึกฉบับร่าง การเปลี่ยนสถานะ และการส่งออก DOCX พร้อมผู้กระทำ เพื่อให้ผู้มีสิทธิ์ตรวจสอบย้อนหลัง
ตรวจงานก่อนจบ
- ผู้รับผิดชอบ HR ตรวจข้อเท็จจริงและยืนยันการตัดสินใจแล้ว ไม่อาศัยเหตุการณ์ลงเวลาเป็นคำสั่งลงโทษอัตโนมัติ
- พนักงานเข้าใจว่าการรับทราบเป็นเพียงการได้รับเอกสาร และการบันทึกปฏิเสธโดยผู้จัดการมีชื่อพยาน
- การแก้ไขเอกสารที่ออกแล้วใช้การถอนพร้อมเหตุผลและออกเอกสารใหม่ โดยตรวจสถานะและประวัติก่อนส่งมอบ DOCX หรือฉบับพิมพ์
ข้อควรระวัง
- วันที่สิ้นสุดเป็นข้อมูลที่ผู้จัดทำเลือกกำหนดได้ ไม่ใช่กฎอายุหนังสือเตือนตามกฎหมายโดยอัตโนมัติ สถานะพ้นวันที่กำหนดเป็นการแสดงผลตามวันที่ ไม่ใช่การถอนเอกสารหรือคำวินิจฉัยทางกฎหมาย
- ฟีเจอร์นี้เป็นกระบวนการควบคุมเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนทางกฎหมาย ไม่ใช่แบบฟอร์ม HR ทั่วไปหรือแม่แบบที่รับรองผลทางกฎหมาย ต้องให้ผู้รับผิดชอบตรวจทานความเหมาะสมของแต่ละกรณี