พนักงานใหม่
คู่มือ Onboarding Checklist สำหรับ HR
สร้างเทมเพลตและติดตามเอกสาร IT อบรม และงาน HR ที่ต้องทำให้ครบก่อนหรือหลังพนักงานเริ่มงาน
เหมาะสำหรับใคร
HR, IT และหัวหน้างานที่ร่วมรับพนักงานใหม่
เตรียมก่อนเริ่ม
- มีข้อมูลพนักงานใหม่ในระบบ
- หากแต่ละงานต้องมีเจ้าของ ให้กำหนดผู้รับผิดชอบผ่านกระบวนการทีมภายนอก VertexHR เพราะ checklist item ปัจจุบันยังไม่มี assignee รายรายการ
- ทบทวนรายการมาตรฐานให้ตรงกับองค์กร
Workflow
ขั้นตอนใช้งาน
1
เลือกหรือสร้าง Template
ใช้เทมเพลตมาตรฐานเป็นจุดเริ่ม แล้วเพิ่มหรือลดรายการให้ตรงกับตำแหน่งและองค์กร
2
ผูก Checklist กับพนักงานใหม่
เลือกพนักงาน Template กำหนด due date และเลือก buddy ถ้าต้องการ ระบบยังไม่รองรับการมอบหมายเจ้าของแยกในแต่ละ checklist item
3
อัปเดตความคืบหน้า
ทำเครื่องหมายเฉพาะรายการที่เสร็จจริงและติดตามรายการที่ติดขัด
4
ปิด Onboarding เมื่อครบ
ตรวจรายการสำคัญ เช่น สัญญา สิทธิ์ระบบ บัญชีธนาคาร ประกันสังคม และ PDPA ตามบริบทขององค์กร
ตรวจงานก่อนจบ
- รายการที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งครบ
- due date, buddy และสถานะ checklist เป็นปัจจุบัน
- หากองค์กรต้องกำหนด owner รายงาน มีรายการผู้รับผิดชอบในกระบวนการภายนอกที่ทีมตรวจสอบได้
ข้อควรระวัง
- เทมเพลตมาตรฐานเป็นตัวอย่างและควรปรับให้ตรงนโยบายองค์กร
- Onboarding Checklist ปัจจุบันยังไม่มี assignee หรือการแจ้งเตือนเจ้าของแยกในแต่ละ checklist item
- อย่าเก็บเอกสารส่วนบุคคลเกินความจำเป็น